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Politique sur la protection des renseignements personnels
Cette compagnie pharmaceutique axée sur la recherche
(la «compagnie») s'engage à réglementer la collecte, l'utilisation et la
divulgation des renseignements personnels.
La compagnie recueille, utilise et
divulgue différents types de renseignements personnels dans la poursuite de ses
activités commerciales, notamment des renseignements sur les professionnels de
la santé (médecins, pharmaciens et autres travailleurs de la santé), les
patients, les participants à des études cliniques, ses clients et ses
employés.
La compagnie recueille, utilise et divulgue les renseignements
personnels conformément aux dix principes équitables suivants.
Principe 1 - Responsabilité
1.1 Les coordonnées du chef de la protection
des renseignements personnels de la compagnie sont :
Chef de la protection des renseignements personnels ou par la poste :
Chef de la protection des renseignements personnels
1004 Middlegate Road
Mississauga, Ontario
Canada L4Y
1M4
1.2 Il incombe au chef de la protection des renseignements personnels de
s'assurer que la compagnie respecte ces principes et ces modalités, même si
d'autres employés de la compagnie peuvent être responsables de la collecte et du
traitement quotidien des renseignements personnels. De plus, le chef de la
protection des renseignements personnels pourra, à l'occasion, déléguer un(e) ou
plusieurs employés de la compagnie pour agir en son nom pour tous les secteurs
de l’entreprise.
1.3 La compagnie est responsable des renseignements personnels
en sa possession ou sous sa garde, y compris de ceux qui auront été transmis à
un tiers pour être traités. La compagnie transmet des renseignements personnels
à des tiers pour des raisons telles que le traitement et le stockage des données
et les services administratifs, et la gestion de programmes en son nom, alors
que ces tiers ne font aucun usage indépendant de ces renseignements personnels.
La compagnie exige, par voie contractuelle ou autre, que ces tiers fournissent
un niveau de protection des renseignements comparable à celui qu’elle-même
fournit. Certains de ces tiers peuvent être situés à l'extérieur du Canada et,
par conséquent, ils peuvent être assujettis à des lois étrangères, y compris des
lois pouvant exiger la divulgation de renseignements personnels aux autorités
gouvernementales.
1.4 La compagnie applique des politiques et des pratiques
destinées à donner suite aux principes et aux modalités de la politique sur la
confidentialité et la protection des renseignements personnels, notamment :
- des procédures pour protéger les renseignements personnels;
- des procédures
pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
- la formation du personnel et la transmission au personnel de l'information
relative aux politiques et aux pratiques de la compagnie et
- le développement
d'outils d'information concernant les politiques et les procédures de la
compagnie.
Principe 2 - Détermination des fins de la collecte des
renseignements
2.1 La compagnie recueille, utilise et divulgue des renseignements
personnels pour des raisons variées.
2.2 La compagnie peut, à l'occasion et selon
ses besoins, recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur
les professionnels de la santé à des fins commerciales légitimes, telles que le
besoin de répondre à des exigences réglementaires, de mener des études cliniques
auxquelles les professionnels de la santé ont choisi de participer, d'établir et
de conserver un dossier de relations avec les clients, de commercialiser les
produits et services de la compagnie, de répondre aux demandes de renseignements
sur les produits de la compagnie, de recommander certains produits pour répondre
aux besoins des professionnels de la santé, de fournir aux professionnels de la
santé des modèles d'évaluation clinique, de mettre sur pied et de parrainer des
programmes éducatifs ou autres. Dans la poursuite de ses objectifs commerciaux
légitimes, la compagnie peut, le cas échéant, divulguer les renseignements
personnels sur ces professionnels de la santé à des organismes de réglementation
(p. ex. Santé Canada), à des compagnies affiliées à la compagnie ou à des tiers,
pour que ceux-ci puissent offrir des services au nom de la compagnie aux fins
décrites dans la présente section.
2.3 La compagnie peut, à l'occasion et selon
ses besoins, recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sur
des personnes qui utilisent ou peuvent utiliser les produits de la compagnie à
des fins commerciales légitimes, telles que recevoir des demandes, des plaintes
ou des déclarations de manifestations indésirables concernant les produits ou
services de la compagnie et/ou y répondre, administrer des programmes de
sensibilisation ou de prise en charge relatifs à des problèmes de santé ou des
programmes semblables parrainés par la compagnie, satisfaire à des exigences
réglementaires, aviser les personnes sur des questions liées aux produits
lorsqu'il est prudent de le faire, et commercialiser les produits et services de
la compagnie. Dans la poursuite de ses objectifs commerciaux légitimes, la
compagnie peut, le cas échéant, divulguer les renseignements personnels sur ces
personnes à des organismes de réglementation (p. ex. Santé Canada), à des
sociétés affiliées à la compagnie ou à des tiers, pour que ceux-ci puissent
offrir des services au nom de la compagnie aux fins décrites dans la présente
section.
2.4 La compagnie peut, à l'occasion et selon ses besoins, recueillir,
utiliser et divulguer les renseignements personnels sur des personnes qui
participent à des études cliniques parrainées par la compagnie à des fins de
recherche et commerciales légitimes, telles que effectuer de la recherche et du
développement de produits, répondre à des exigences réglementaires, aviser les
personnes sur des questions liées aux recherches lorsqu'il est prudent de le
faire, recevoir des demandes, des plaintes ou des déclarations de manifestations
indésirables relatives aux produits de la compagnie et/ou y répondre. Dans la
poursuite de ces objectifs de recherche et commerciaux légitimes, la compagnie
peut, le cas échéant, divulguer les renseignements personnels sur ces personnes
à des organismes de réglementation (p. ex. Santé Canada), à des sociétés
affiliées à la compagnie ou à des tiers, pour que ceux-ci puissent offrir des
services au nom de la compagnie aux fins décrites dans la présente section.
2.5
La compagnie peut, à l'occasion et selon ses besoins, recueillir, utiliser et
divulguer les renseignements personnels sur ses employés ou sur des employés
potentiels à des fins commerciales légitimes telles que l’évaluation des
demandes d’emploi, l'embauche, l'évaluation, le rendement et l'administration de
services liés à l'emploi (salaires, prestations, voyages d'affaires et exigences
réglementaires, [y compris la conformité aux règlements de Santé Canada sur les
bonnes pratiques de fabrication (BPF]) et la conformité de l'entreprise aux
politiques. Dans la poursuite de ces objectifs commerciaux légitimes, la
compagnie peut, le cas échéant, divulguer les renseignements personnels sur ses
employés aux fournisseurs d'avantages sociaux, à des organismes de
réglementation (p. ex. l'Agence canadienne des douanes et du revenu), à des
sociétés affiliées à la compagnie ou à des tiers, pour que ceux-ci puissent
offrir des services au nom de la compagnie aux fins décrites dans la présente
section.
2.6 La compagnie fera des efforts raisonnables pour préciser à la
personne auprès de laquelle on recueille des renseignements, avant la collecte
ou au moment de celle-ci, les fins auxquelles ils sont destinés. Selon la façon
dont se fait la collecte, la compagnie pourra communiquer cette précision de
vive voix ou par écrit. Par exemple, les sujets participant à des études
parrainées par la compagnie reçoivent un formulaire de consentement écrit
précisant que leur médecin recueillera des renseignements personnels, tels que
leur date de naissance et leur sexe, à des fins reliées à l'administration et à
la conduite de l'étude, de la recherche ou des analyses statistiques.
2.7 Lorsque
la compagnie utilise ou divulgue des renseignements personnels à des fins non
précisées antérieurement, la compagnie obtiendra le consentement de la personne
concernée pour l'utilisation de cette information à de nouvelles fins et ce,
avant d'utiliser ou divulguer les renseignements à cette nouvelle fin, sauf dans
les limites permises ou requises par la loi.
2.8 Les personnes qui recueillent
des renseignements personnels devront expliquer à la personne concernée à
quelles fins ces renseignements sont recueillis, y compris les fins qui ne sont
pas évidentes pour cette personne, à prime abord. Par exemple, la compagnie
expliquera clairement aux personnes concernées qui fournissent des témoignages
sur les produits de la compagnie devant être distribués au public que leurs
renseignements personnels pourraient être communiqués à d'autres compagnies
affiliées à la compagnie.
Principe 3 - Consentement
3.1 En principe, la compagnie obtiendra le consentement des personnes concernées
relativement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des
renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, le
consentement concernant l'utilisation ou la divulgation des renseignements peut
être obtenu après avoir recueilli ces renseignements, mais avant de s'en servir
(par exemple, quand la compagnie veut les utiliser à des fins non précisées
antérieurement).
3.2 La forme du consentement que la compagnie cherche à obtenir,
entre autres son caractère explicite ou implicite, peut varier selon les
circonstances et la nature des renseignements. Pour déterminer la forme que
prendra le consentement, la compagnie doit tenir compte de la sensibilité des
renseignements et des attentes raisonnables de la personne concernée. Par
exemple :· Un(e) employé(e) remplissant un formulaire de la compagnie en rapport
avec son régime d'assurance maladie, d'assurance dentaire, d'assurance-vie ou
d'assurance invalidité de longue durée peut raisonnablement s'attendre à ce que
les renseignements pertinents (numéro d'identification de l'employé(e), nom,
date de naissance) soient recueillis, utilisés et communiqués à des tiers,
conformément aux exigences du régime d'assurance maladie, d'assurance dentaire,
d'assurance-vie ou d'assurance invalidité de longue durée, et ce, pour toute la
période où le régime d'assurance est en vigueur.· Lorsqu'elle soumet un
curriculum vitæ ou présente une demande d'emploi à la compagnie, une personne
consent implicitement à la collecte des renseignements qu'elle fournit en
remplissant le formulaire. La compagnie peut aussi informer les candidats de
l'utilisation qui sera faite des renseignements contenus dans ce formulaire.
Dans ce cas, en remplissant et en signant le formulaire, la personne donne son
consentement.
3.3 Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous
réserve de restrictions ou obligations prévues par une loi ou un contrat. La
compagnie doit aussi recevoir un préavis raisonnable lorsqu'une personne désire
retirer son consentement. La période de temps exigée pour ce préavis dépendra de
la nature des renseignements et de l'utilisation qu'en fait la compagnie. La
compagnie informera la personne des conséquences d'un tel retrait.
3.4 La compagnie ne peut pas, pour le motif qu'elle lui fournit un bien ou un service,
exiger d'une personne qu'elle consente à la collecte, à l'utilisation ou à la
divulgation de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser
les fins légitimes et explicitement indiquées. Par exemple, les coordonnées des
employés sont nécessaires à des fins de paiement des salaires, les coordonnées
des clients de la compagnie sont nécessaires pour la facturation; et il est
nécessaire d'obtenir le consentement pour recueillir, utiliser et divulguer
certains renseignements sur des personnes participant à une étude clinique afin
de permettre la poursuite des objectifs de recherche donnant lieu à cette
étude.
3.5 Il peut y avoir des circonstances où la compagnie recueillera,
utilisera ou divulguera des renseignements personnels, sans le consentement de
la personne concernée, et ce, dans les limites permises ou exigées par la loi.
Par exemple, lorsqu'on recueille des renseignements aux fins du contrôle
d'application de la loi, de la détection d'une fraude ou de sa prévention, on
peut aller à l'encontre du but visé si l'on cherche à obtenir le consentement de
la personne concernée. Il peut être impossible ou inopportun de chercher à
obtenir le consentement d'un mineur, d'une personne gravement malade ou
souffrant d'incapacité mentale. Dans ce cas, le consentement doit être obtenu
des parents, des tuteurs ou des représentants légaux de telles
personnes.
Principe 4 - Limitation de la collecte
4.1 La compagnie restreindra tant la quantité que la nature des renseignements
recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées.
4.2 Dans
la mesure du possible, la compagnie recueille les renseignements personnels
directement des personnes concernées. Toutefois, avec votre consentement ou dans
les limites permises ou exigées par la loi, la compagnie peut aussi recueillir
des renseignements personnels à partir de sources externes, notamment de
compagnies qui vendent des renseignements personnels sur les professionnels de
la santé, des agences d'évaluation du crédit, des références professionnelles,
des agences de commercialisation ou de relations publiques.
Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la
conservation
5.1 La compagnie restreint l'utilisation et la divulgation des
renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux fins déterminées ou dans
les limites permises ou requises par la loi.
5.2 La compagnie conservera les
renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d'une personne,
suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d'exercer son
droit d'accès à l'information après que la décision a été prise.
5.3 La compagnie
détruira, effacera ou dépersonnalisera les renseignements personnels dont elle
n'aura plus besoin aux fins déterminées ou à des fins commerciales légitimes ou
pour satisfaire aux exigences réglementaires.
Principe 6 - Exactitude
6.1 La compagnie prendra des mesures raisonnables pour s'assurer que
les renseignements personnels qu'elle utilise ou divulgue sont exacts et
complets. Si vous voulez corriger vos renseignements personnels, vous devez en
faire la demande par écrit au chef de la protection des renseignements
personnels de la compagnie.
Principe 7 - Mesures de sécurité
7.1 La compagnie a mis en place des mesures de sécurité visant à
protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que
contre la consultation, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la
modification non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont
conservés.
7.2 La nature de ces mesures de sécurité varie en fonction du degré de
sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la
répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de
conservation. Les renseignements plus sensibles sont garantis par une meilleure
protection.
7.3 Ces méthodes de protection comprennent
- des moyens matériels,
par exemple, le verrouillage des classeurs et la restriction de l'accès aux
bureaux;
- des mesures administratives, par exemple, des autorisations
sécuritaires et un accès sélectif fondé sur le «besoin de savoir»; et
- des mesures techniques, par exemple, l'usage de mots de passe et du chiffrement.
7.4
La compagnie a sensibilisé son personnel à l'importance de protéger le caractère
confidentiel des renseignements personnels.
Principe 8 - Transparence
8.1 La présente Politique sur la confidentialité et la protection
des renseignements personnels décrit les pratiques de la compagnie à l'égard des
renseignements personnels. Si vous visitez l'un des sites Web de la compagnie,
vous y trouverez la Déclaration de confidentialité relative au site Web de la
compagnie, expliquant nos pratiques de gestion des renseignements personnels
applicables aux sites Web.
8.2 Une personne doit pouvoir obtenir sans efforts
déraisonnables de l'information au sujet des politiques et des pratiques de la
compagnie en contactant le chef de la protection des renseignements personnels
de la compagnie. La compagnie s'assura que ces renseignements sont fournis sous
une forme généralement compréhensible :
- le nom ou la fonction de même que
l'adresse du chef de la protection des renseignements personnels;
- la
description du moyen d'accès aux renseignements personnels que possède la
compagnie;
- la description du genre de renseignements personnels que possède la
compagnie, y compris une explication générale de l'usage auquel ils sont
destinés;
- une copie des brochures ou autres outils d'information expliquant la
politique sur la confidentialité et la protection des renseignements de la
compagnie; et
- la définition de la nature des renseignements personnels
communiqués aux organisations connexes (p. ex. les filiales) ou à des
tiers.
Principe 9 - Accès aux renseignements personnels
9.1
La compagnie peut constituer un dossier renfermant les renseignements personnels
d'une personne qui sera utilisé aux fins décrites ci-dessus et que l’on peut
consulter en communiquant avec le chef de la protection des renseignements
personnels. Toute personne souhaitant accéder à ce dossier ou corriger les
renseignements personnels recueillis et conservés doit envoyer une demande par
courriel au chef de la protection des renseignements personnels à
Chef de la
protection des renseignements personnels ou par la poste au chef de la
protection des renseignements personnels, 1004 Middlegate Road, Mississauga
(Ontario) L4Y 1M4. Nous donnerons à la personne accès à ses renseignements
personnels conformément à la loi applicable, sauf lorsque la loi permet ou exige
de ne pas divulguer les renseignements personnels sur une personne.
Principe 10 - Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
10.1 La compagnie a mis en place des procédures qui sont facilement
accessibles et simples à utiliser et qui permettent de recevoir des plaintes ou
des questions, en rapport avec sa politique et ses pratiques sur la façon de
traiter les renseignements personnels et d'y répondre.
10.2 La compagnie mettra
les personnes présentant une demande de renseignements ou déposant une plainte
au courant des procédures pertinentes.
10.3 La compagnie fera enquête sur toutes
les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, la compagnie prendra les mesures
appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques, au
besoin.
10.4 Toute personne qui n'est pas satisfaite de la réponse obtenue du
chef de la protection des renseignements personnels pourra s'adresser au bureau
du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à l'adresse suivante :
Commissaire
fédéral à la protection de la vie privée
112, rue Kent
Ottawa, ON K1A 1H3
Tél. :
613 995-8210
Sans frais : 800 282-1376
Téléc. : 613 947-6850
Internet : www.privcom.gc.ca
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